Automatiser les devis d'une entreprise du BTP
Deux commerciaux produisaient près de 60 devis chaque semaine, avec une part importante de leur temps absorbée par des étapes administratives répétitives. En automatisant uniquement les tâches suffisamment standardisées, l’entreprise a dégagé près de 10 000€ d’économies tout en conservant la validation finale des commerciaux.
Chez un client du secteur du BTP, deux commerciaux produisaient près de 60 devis chaque semaine. La création des documents mobilisait suffisamment de temps pour réduire leur disponibilité sur des activités directement commerciales. L’enjeu n’était pas d’automatiser l’ensemble du processus, mais d’identifier les étapes répétitives dont la prise en charge pouvait produire un gain mesurable.
60 devis par semaine pour deux commerciaux
Le volume a immédiatement rendu le processus intéressant à analyser. Répartis entre deux commerciaux, 60 devis par semaine représentent en moyenne près de 30 devis par personne.
La création d’un devis ne consiste pas uniquement à compléter quelques lignes. Il faut récupérer les informations disponibles, reprendre certaines données du dossier, sélectionner les références adaptées, préparer le document puis vérifier son contenu avant l’envoi.
Chaque opération prise individuellement peut sembler peu coûteuse. La répétition change complètement l’équation. Quelques minutes multipliées par 60 devis chaque semaine représentent rapidement plusieurs centaines d’heures sur une année.
Le coût du processus venait avant tout de sa fréquence
Une tâche n’a pas besoin d’être longue pour représenter un gisement de productivité important. Sa fréquence, le nombre de personnes concernées et le niveau de standardisation comptent autant que sa durée unitaire.
C’est précisément ce qui rendait ce processus intéressant. Il était fréquent, réalisé par plusieurs collaborateurs et comportait suffisamment d’étapes répétitives pour qu’une partie du travail puisse être préparée automatiquement.
Cette analyse permet aussi d’éviter un biais fréquent dans les projets d’intelligence artificielle. Les cas d’usage les plus spectaculaires ne sont pas nécessairement ceux qui produisent le plus de valeur. Une automatisation relativement simple, appliquée plusieurs milliers de fois par an, peut avoir un impact économique supérieur à un projet beaucoup plus ambitieux.
L’objectif n’était pas d’automatiser 100% du devis
Une automatisation complète n’était ni nécessaire ni souhaitable. Les commerciaux devaient conserver la maîtrise du document final, vérifier les informations utilisées et adapter le devis lorsque la situation du client l’exigeait.
Le travail a donc porté sur les étapes suffisamment prévisibles pour être prises en charge automatiquement. Les informations disponibles sont récupérées et structurées afin de préparer le document. Le commercial intervient ensuite pour contrôler, compléter et valider le résultat avant son envoi.
Cette approche réduit la complexité du projet tout en conservant l’essentiel du gain recherché. Automatiser les étapes répétitives n’impose pas de déléguer la décision finale à la machine.
Cette distinction entre automatisation et décision est particulièrement importante lorsque le résultat produit engage l’entreprise. Nous l’abordons plus largement dans notre analyse sur les décisions qui doivent conserver une validation humaine.
Le temps commercial récupéré avait une valeur particulière
Le bénéfice d’une automatisation ne se limite pas au coût théorique des heures économisées. Il faut également regarder ce que les collaborateurs peuvent faire du temps récupéré.
Dans le cas d’une équipe commerciale, ce temps peut être consacré aux rendez-vous, aux relances, au suivi des prospects ou aux échanges avec les clients. Une heure libérée sur une activité administrative peut donc avoir une valeur différente d’une heure économisée sur un processus qui ne limite pas directement la capacité commerciale.
Dans ce projet, l’automatisation partielle de la création des devis a permis de dégager près de 10 000€ d’économies. Ce montant donne une lecture économique beaucoup plus utile que le simple nombre de documents générés automatiquement.
Les mesures utiles avant et après l'assistance aux devis
| Mesure | Pourquoi la suivre |
|---|---|
| Volume hebdomadaire | Estimer l'enjeu réel d'une tâche répétée souvent. |
| Temps de préparation initial | Établir un point de comparaison avant tout outil. |
| Temps complet après assistance | Inclure les corrections et la validation commerciale. |
| Qualité des devis | Repérer les omissions, écarts tarifaires ou reprises nécessaires. |
| Capacité commerciale libérée | Vérifier comment les heures disponibles sont réutilisées. |
Le bon indicateur n’était pas le nombre de devis automatisés
Dire qu’une solution peut préparer automatiquement 60 devis par semaine décrit une capacité technique. Cela ne permet pas encore de juger la pertinence du projet.
Les indicateurs utiles sont le temps moyen consacré à un devis avant et après le déploiement, le volume traité, le temps commercial récupéré, le coût du processus et la qualité des documents produits.
Le volume de 60 devis par semaine amplifie ensuite chaque amélioration. Une réduction modeste du temps nécessaire sur un document peut produire un gain annuel important lorsqu’elle est appliquée plusieurs milliers de fois.
C’est pourquoi la situation de départ doit être mesurée avant le déploiement. Sans cette référence, il devient difficile de distinguer une automatisation qui fonctionne techniquement d’une automatisation qui améliore réellement la performance.
Le projet était pertinent avant même de choisir la technologie
La valeur du cas d’usage reposait sur une équation métier claire. Un volume élevé, une tâche répétitive, deux commerciaux concernés et une partie du processus suffisamment standardisée pour être automatisée.
La technologie vient ensuite. Cette séquence est essentielle lorsqu’on cherche à prioriser des investissements en IA ou en automatisation. Commencer par l’outil conduit facilement à chercher des problèmes auxquels l’appliquer. Commencer par le processus permet au contraire de déterminer si le projet mérite réellement d’être engagé.
Dans ce cas, le volume et le temps mobilisé rendaient le potentiel suffisamment important pour justifier l’investissement. Le résultat obtenu, près de 10 000€ d’économies, a ensuite permis d’évaluer le projet sur sa valeur réelle.
Ce cas donne une méthode simple pour repérer d’autres opportunités
Le même raisonnement peut être appliqué à d’autres processus. Il faut d’abord identifier les tâches fréquentes, suffisamment standardisées et réalisées à un volume significatif. Viennent ensuite le temps actuellement consacré, le nombre de collaborateurs concernés, les contraintes métier et la part du processus qui peut être préparée automatiquement.
Tous les processus répétitifs ne doivent pas être automatisés. Certains génèrent trop peu de valeur, d’autres dépendent de données insuffisantes ou nécessitent une intervention humaine trop importante. L’enjeu est de concentrer les investissements sur les situations où le rapport entre impact, faisabilité et risque est favorable.
Cette logique ne concerne d’ailleurs pas uniquement le BTP. Dans un autre contexte, nous avons par exemple accompagné un promoteur immobilier dont la gestion des emails mobilisait une ressource à temps plein.
Précision sur le chiffrage : le montant de près de 10 000 € est issu des données communiquées pour cette mission. Il ne faut pas confondre une valorisation du temps commercial libéré et une réduction équivalente de charges effectivement constatée en comptabilité. Le bénéfice économique dépend également de la façon dont ce temps a été réaffecté.
Source : HynovIA, données issues d’une mission client anonymisée.
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